كيف يُمكنك تنظيم Event بالخطوات ؟

تنظيم Event يحتاج إلى إعداد وترتيب جيد في ظل عصر كَثُرت فيه الفرق العلمية، والتطوعية في الفترات الأخيرة، وكَثرت معها المناسبات التي تَستضيف الأحداث العلمية المختلفة، من: مؤتمرات، معسكرات تدريبية, ومناسبات علمية مُصغرة. ولكن كيف يُمكن تنظيم Event أو حدث علمي ناجح؟

إن تنظيم Event ليست بالأمر الهين، فعليك إستغلال الوقت جدًا، فنبدأ بالتخطيط للحدث العلمي قبلها بشهرين على أقل تقدير، وتجهيز الحدث بشكل فعلي قبله بأسبوع بأي حال من الأحوال، وعليك أيضًا حساب التكلفة التي قد يتسبب فيها هذا الحدث، ومحاولة إيجاد طريقة تمويلية غير ربحية، مثل: تذاكر الحضور، الإعلانات المختلفة، وغيرها.

ومع ذلك هُناك عدة عناصر رئيسية لنجاح تنظيم فعالية أو «إيفينت»، وتتمثل في التالي:

كيفية تنظيم Event بالخطوات

1- الفكرة الرئيسية (Idea)

لابد أن تَكون فكرة الإيفنت مرتبطة إرتباطًا وثيقًا بتخصص الفريق والهدف الرئيسي من إنشائه، ويتم تقسيم أفراد الفريق في التحضير للحدث على النحو التالي:

• اختيار مكان الإيفنت أو الفعالية والتعاقد مع الجهة صاحبة المكان
• الاتفاق مع المتحدثين
• التسويق والدعاية للحدث على مواقع التواصل الاجتماعي
• تجهيز القاعة والتأكد من كفاءة الأدوات الموجودة
• تنظيم الحدث وتقديم المتحدثين للجمهور

2- المستهدفين (Audience)

لابد من تحديد الفئة المُستهدفة للحضور، مثل: أعمارهم، تخصصاتهم، عدد الحضور المُستهدف، وهكذا؛ يمكنك القول بأنك ستقوم بإحصائية صغيرة للحضور المستهدف

3- وقت الحدث (Time)

عليك إختيار وقت إقامة حدثك العلمي بعناية كبيرة، بعض الأوقات لا تكون مناسبة لبعض الفئات العمرية، كأيام الإختبارات، أو أوقات العمل الصباحية، وغيرها من الأمور التي قد تجعل حدثك لا ينال عدد الحضور المرغوب.

4- التسويق (Marketing)

عليك وضع خطة لكيفية الترويج لحدثك بين الفئة التي قررت استهدافها، وكيفية الوصول لها، سواء بالإعلانات عن طريق وسائل التواصل الإجتماعي، أو التلفاز، أو في الطُرق أو في الجامعات.

بخصوص التسويق عبر منصات التواصل الاجتماعي فالأمر لن يُكلفك الكثير من المال مثلما يحدث مع اعلانات التلفاز ! يُمكنك إنشاء حملات إعلانية مدفوعة عبر Google Ads أو Facebook Ads وتحديد الجمهور المستهدف بدقة شديدة من خلال (اختيار نطاق سكني محدد، اختيار فئة عمرية معينة، إلخ ..)

5- المُتحدثين (Speakers)

إن إختيار المُتحدثين في الحدث الخاص بك يحتل مرتبة من الأولوية، وعند إختيار المتحدثين عليك بالآتي:

• إختيار المتحدثين المتميزين في مجالهم
• إختيار المتحدث المرتبط بمجال الحدث، والهدف منه
• إختيار مُتحدث ذو شعبية عالية، لأنه الأكثر ثقة بين الناس

6- الحالات الطارئة (Plan-B)

عليك الإنتباه لبعض الحالات الطارئة التي قد تحدث على حين غرة، فإن الأمور دِولٌ، وكما قال أحدهم «لا يمكن القول بأن كل شيء على ما يرام، حتى يتم توقيع العقد» لذا فإن الأمور قد تتغير في لحظة، ومن تلك الحالات:

قد يعتذر أحد المُتحدثين فجأة، فماذا قد تَفعل في موقف كهذا؟

رُبما عليك تحضير Backup session بسيطة عن موضوع مرتبط بالإيفنت وهدفه، ويُقدمه أحد أعضاء فريقك في حالة لم يَحضر أحد المُتحدثين.

إن كُل هذه عوامل أساسية للنجاح، لكن العامل الرئيسي هو تعاون الفريق كيدٍ واحدة، فريق مؤمن جدًا بالعمل وبالفكرة، ليس مجرد تطوع، أو حتى عمل بمقابل، الأهم من ذلك إيمانه بالفكرة، من هنا يأتي كُل النجاح.  

نصائح في تنظيم Event ناجح

• احتمالية وجود أخطاء في التنظيم أمر شائع الحدوث، لا يوجد Event ناجح بنسبة 100%
• تعلّم من أخطاءك وحاول تداركها في تنظيم أية أحداث أو فعاليات قادمة
• يتجه أغلب الناس في حضور الفعاليات أو الأحداث إما لثقتهم في الجهة المُنظمة ومعرفتهم المُسبقة بها أو لشعبية وشهرة المتحدثين
• استراتيجية تسويق واضحة أمر ضروري لأقصى درجة!
• قم بإنشاء صفحة للايفنت على موقع الفيسبوك، ثم قم بتعيين أحد الأعضاء الفريق لإدارة هذه الصفحة وكتابة منشورات بشكل يومي
• يجب تصوير الإيفنت إما من خلال كاميرا فيديو أو بكاميرا هاتف محمول، ويُفضل أيضاً التقاط صور فوتوغرافية للحاضرين والمتحدثين
• يجب التواصل مع المتحدثين من أجل الحصول على صورة شخصية حديثة وسيرة شخصية مختصرة (Short Bio)؛ حتى يتم الإعلان عنهم في صفحة الايفنت قبل موعده بفترة كافية