web analytics
تنظيم فعالية

كيف يُمكنك تنظيم فعالية أو حدث علمي ؟

كَثُرت الفرق العلمية، والتطوعية في الفترات الأخيرة، وكَثرت معها المناسبات التي تَستضيف الأحداث العلمية المختلفة، من: مؤتمرات، معسكرات تدريبية, ومناسبات علمية مُصغرة. ولكن كيف يُمكن تنظيم فعالية أو حدث علمي ناجح؟

  
إن تنظيم الأحداث العلمية ليست بالأمر الهين، فعليك إستغلال الوقت جدًا، فنبدأ بالتخطيط للحدث العلمي قبلها بشهرين على أقل تقدير، وتجهيز الحدث بشكل فعلي قبله بأسبوع بأي حال من الأحوال، وعليك أيضًا حساب التكلفة التي قد يتسبب فيها هذا الحدث، ومحاولة إيجاد طريقة تمويلية غير ربحية، مثل: تذاكر الحضور، الإعلانات المختلفة، وغيرها.

ومع ذلك هُناك عدة عناصر رئيسية لنجاح تنظيم فعالية أو «إيفينت»، وتتمثل في التالي:
  

1- الفكرة الرئيسية

لابد أن تَكون فكرة الحدث مرتبطة إرتباطًا وثيقًا بتخصص الفريق والهدف الرئيسي من إنشائه. ويتم تقسيم أفراد الفريق في التحضير للحدث
  

2- المستهدفين

لابد من تحديد الفئة المُستهدفة للحضور، مثل: أعمارهم، تخصصاتهم، عدد الحضور المُستهدف، وهكذا. يمكنك القول بأنك ستقوم بإحصائية صغيرة للحضور المستهدف.
  

3- وقت الحدث

عليك إختيار وقت إقامة حدثك العلمي بعناية كبيرة، فـ بعض الأوقات لا تكون مناسبة لبعض الفئات العمرية، كأيام الإختبارات، أو أوقات العمل الصباحية، وغيرها من الأمور التي قد تجعل حدثك لا ينال عدد الحضور المرغوب.
  

4- التسويق للحدث

عليك وضع خطة لكيفية الترويج لحدثك بين الفئة التي قررت استهدافها، وكيفية الوصول لها، سواء بالإعلانات عن طريق وسائل التواصل الإجتماعي، أو التلفاز، أو في الطُرق والجامعات.

 

5- المُتحدثين

إن إختيار المثتحدثين في الحدث الخاص بك يحتل مرتبة من الأولوية بمكان، فهم عمود الأساس، وعند إختيار المتحدثين عليك بالأتي:

  • إختيار المتحدثين المتميزين في مجالهم
  • إختيار المتحدث المرتبط بمجال الحدث، والهدف منه.
  • إختيار مُتحدث ذو شعبية عالية، لأنه الأكثر ثقة بين الناس.

  
6- الحالات الطارئة

عليك الإنتباه لبعض الحالات الطارئة التي قد تحدث على حين غرة، فإن الأمور دِولٌ, وكما قال أحدهم «لا يمكن القول بأن كل شيء على ما يرام، حتى يتم توقيع العقد» لذا فإن الأمور قد تتغير في لحظة، ومن تلك الحالات:

قد يعتذر أحد المُتحدثين فجأة، فماذا قد تَفعل في موقف كهذا؟

رُبما عليك تحضير Backup session بسيطة عن موضوع مرتبط بالحدث وهدفه، ويُقدمه أحد أعضاء فريقك في حالة لم يَحضر أحد المُتحدثين.

إن كُل هذه عوامل أساسية للنجاح، لكن العامل الرئيسي هو تعاون الفريق كيدٍ واحدة، فريق مؤمن جدًا بالعمل وبالفكرة, ليس مجرد تطوع، أو حتى عمل بمقابل، الأهم من ذلك إيمانه بالفكرة، من هنا يأتي كُل النجاح.   

تعليق واحد

  1. How can I comment in ENglish Just trying

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *